スキャナ要らず、無料サービスで簡単に書類をデジタル化する

仕事ではほぼペーパーレスです。書類を整理して保管するという習慣が無くなってしまい、紙の書類を受け取ると、どうしたものか困ってしまいます。オフィス複合機のようなスキャナが身近にあれば、スキャンして紙を捨ててしまいますが、そうあるものではありません。そこで、スキャナ無しでデジタル化できるサービスを2つ紹介いたします。どちらもOCR機能が付いていて、読み取ったそばからデジタル文書に変身してくれます。

あらためて、紙とデジタルのそれぞれのメリットを整理するとこんな感じでしょうか。

紙のメリット

  • 取り出してすぐに、いつでも見ることができる
  • 長時間読んでいても目が疲れにくい
  • 手書きで絵を書いたり、考えを整理し易い
  • メモを書き加えやすい

デジタル文書のメリット

  • あまり整理しなくても検索できる
  • かさばらない・重くならない
  • 共有するためのコストが安い
  • 秘密文書を含め、捨てるのが簡単
  • 端末があれば全ての文書にアクセス可能

「端末があれば全ての文書にアクセスできること」「共有するためのコストが安いこと」からペーパーレスにしています。とは言え、どちらかが絶対に良いということでは無いですから、使い分けということになります。

Googleドキュメント

Googleドライブに文字が含まれた画像をアップロードし、ファイルを右クリックして、Googleドキュメントから開くと文字がデータ化されます。

もちろん検索できるようになります。始めて使うとちょっと驚きますね。

Adobe Scan

こちらはAdobeから出ている無料のアプリです。

使い方は簡単で、アプリを起動するとスキャンが始まります。シャッターも自動です。利用するにはAdobeアカウントかGoogleアカウントが必要になります。こちらもOCR機能によって文字がデータ化されPDFになります。スキャン後のファイルから共有を選択すれば、Googleドライブを含め好きな場所に保存できます。

学校でのデジタル文書の利用

少々話が変わりますが、2月23日に「デジタル教科書」を正式な教科書と位置づける学校教育法等改正案が閣議決定されたそうです。DiTTによるデジタル教科書導入の取り組みが、ついに実ったようです。

デジタル教科書では、授業に画像や音声、動画等を取り入れやす、子供の興味関心を惹き、理解促進につながりやすくなります。またインターネットを活用して、主体性、双方向性の高い学びも期待されています。

文部科学省 学びのイノベーション事業より

教科書が電子黒板に表示され、教室内に閉じたオンラインツールでディスカッションしながら進んでいく授業。こんな未来も近いのでしょうか。

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